Espaces de travail : un vrai chamboulement

La semaine dernière, nos équipes ont assisté à la #rmsconf et comment passer une journée centrée sur l’acquisition et la rétention de talents sans parler du rôle de l’espace de travail ? Voici nos retours sur la table ronde ” Nouveaux espaces de travail et bureaux du futur : quel impact sur les talents ? “

Impliquer les collaborateurs dans le chamboulement de leurs espaces de travail

Comme le précisait Elise Breton, directrice de projet chez Archimage, cabinet d’architecte ayant notamment réalisé l’aménagement des nouveaux locaux de Danone, ” l’émotion est toujours présente dans un projet d’aménagement de bureaux ” . Il est donc essentiel d‘impliquer les collaborateurs dans le processus. Tous les intervenants de la conférence se sont accordés sur ce point et les ont impliqués à un moment donné.

Cependant, nous pouvons souligner le cas de Deloitte, représenté par Yannick Bigot, Directeur Conseil Capital Humain, qui a participé à l’aménagement des nouveaux locaux de Deloitte à La Défense ; ces derniers ont poussé ce raisonnement à l’extrême lors de leur déménagement de Neuilly à la Défense. Ils ont, en effet, récupéré 5 étages de leur futur site, la Tour Majunga, 1 an plus tôt que le reste. Ils y ont créé une configuration différente sur chacun des étages et ont ainsi permis à 1000 collaborateurs (soit 25% de la population totale à déménager) d’investir les lieux et de tester ces espaces de travail. Cela a permis de déconstruire les éléments de langage pour appréhender les vrais besoins. En effet, quand on le leur demande, le premier réflexe des salariés est de vouloir ce que les autres ont. Les collaborateurs interrogés citent souvent ce qui se fait dans telle ou telle entreprise comme la fin des bureaux privés pour tout le monde par exemple. Mais finalement une fois tous ensemble en situation dans l’open-space, les collaborateurs ont voulu remettre les dirigeants dans des bureaux fermés pour avoir plus d’intimité mais aussi parce qu’ils n’osaient pas lui demander de parler moins fort au téléphone ! Les retours ont permis de réellement comprendre ce qui était important pour les collaborateurs.

D’après Véronique Poulard, DRH de la Société Générale, qui a mis en place le projet d’aménagement des Dunes, nouvel espace de travail du groupe bancaire, les collaborateurs étaient aussi au coeur du processus dès le début. Un collectif a pris en charge tout le projet depuis le choix de meubles jusqu’aux principes d’utilisation des lieux. Un comité d’utilisateurs a été défini dans chacun des “quartiers” des Dunes pour recueillir des retours. L’ensemble du projet a pris presque 1 an et demi à se finaliser…

Les intervenants ont souligné le fait que ces changements d’espace ne suffisaient pas. Ils ne sont, d’après eux, qu’un pré-requis au réel sujet : le changement de culture du travail. Avec l’espace de travail il y a deux autres leviers, qu’il est bon de repenser en même temps et sur lesquels appuyer pour plonger dans les nouveaux modes de travail : les outils et les pratiques…

Comment l’espace de travail impacte les usages

Le projet Dunes de la Société Générale avait pour objectif de rassembler les équipes digitales, soit environ 5000 personnes sur 6 dunes et de rééquilibrer les espaces de travail. L’aménagement de bureaux fût aussi l’occasion de tester de nouvelles manières de travailler.

Le nomadisme et la digitalisation des salariés y ont été poussés au maximum, comme le prouve un symbole fort : les Dunes ont un fonctionnement zéro papier, il n’y a même plus une seule poubelle dans les bureaux !

Un incubateur de startups a même été installé au milieu du plateau pour booster la créativité des collaborateurs. Le télétravail, déjà très présent avant les Dunes, a été dynamisé et le flex-office, ou bureau flexible, a été mis en place. Les collaborateurs peuvent donc se déplacer entre les différents “quartiers” des Dunes qui ont été aménagés différemment. Le ratio de bureau est tout de même resté de 1 bureau pour 1 personne : cette flexibilité a été mise en place pour améliorer les méthodes de travail et non pour réduire les coûts.

Le Campus Thalès à Bordeaux présenté par Pierre-Emmanuel Raux, repose sur le même concept de nomadisme où les collaborateurs se déplacent en fonction de l’utilisation. Sur ce campus, l’accent a été mis sur les outils avec la mise en place de nombreux écrans et tableaux interactifs ce qui a eu pour effet de diminuer le temps passé en réunion au profit des petites rencontres informelles autour de ces outils. Ce qui ressort est que le collaborateur le plus impacté par la mise en place de ces nouvelles méthodes de travail est souvent le manager qui doit souvent orchestrer ces modifications dans son équipe tout en subissant parfois une perte de statut social et en se retrouvant plongé au milieu de ses troupes où il peut les gêner.

Sur le projet Dunes de la Société Générale, les enjeux managériaux ont été co-définis avec les parties prenantes. Un bar à expérimentations a été mis en place où chaque collaborateur a été invité à expérimenter quelque chose. Cela a permis la création d’un catalogue d’expérimentation pour aider les managers.

Aménagement de bureaux : mesurer les impacts

Mesurer l’impact sur la performance de l’aménagement des bureaux est toujours très compliqué. Pour cela les équipes de Thalès en charge du projet Campus ont identifié des critères de l’amélioration de la performance au travail tels qu’une amélioration du bien-être ou encore une meilleure circulation de l’information. Ils se sont ensuite concentrés sur la mesure de ces critères. Pour cela, ils ont travaillé en lien avec l’Université de Bordeaux 2 pour créer une grille de psychologie du travail afin d’évaluer ces indicateurs. Cette grille est utilisée dans trois temps de mesures (avant le déménagement, 1 an après et 2 ans après) pour noter l’évolution et ainsi avoir une évaluation objective et scientifique.

Aux Dunes, une enquête de satisfaction plus classique a été soumise donnant un retour 90% de satisfaits. Cela montre qu’un travail en continu est nécessaire après la fin de l’emménagement afin d’accompagner l’ensemble des équipes vers une transformation des méthodes de travail.  Pour cela de nombreux événements ont été organisés, tels que des cafés-débats après 6 mois dans les Dunes, pour faire des retours sur ce qui avait changé. Ce type d’événement a permis d’obtenir des retours très positifs dans l’ensemble et du contenu de qualité pour les retours plus contrastés. Pour la partie performance, une statistique a été citée sur l’utilisation du flex-office et du télétravail : une équipe ayant mis en place ces pratiques a vu sa performance augmenter de 30% par rapport aux équipes similaires !

Finalement chez Thalès, le Campus accueille aujourd’hui 3000 personnes contre les 2600 initialement prévus. Certains concepts ont donc dû être oubliés par faute de place. Cela a permis de constater quels étaient les concepts les moins utilisés pour choisir lesquels supprimer, et ce, même si la fameuse bibliothèque qui a disparu tenait fort à coeur au directeur de projet. Dans un monde où les méthodes agiles prévalent de plus en plus, il ne faut pas penser l’organisation de l’espace de travail comme quelque chose de figé mais comme un projet en constante évolution.