L’email, ce quadragénaire qui vieillit mal. Qu’ils soient au bureau, en vacances ou à peine réveillés, les Français envoient 1,4 milliards d’emails tous les jours et possèdent deux adresses e-mail en moyenne. Inventé en 1971 par Ray Tomlinson, ingénieur de la BBN, l’email a réellement été adopté et connu par le grand public dès 1995, devenant un outil de transformation des entreprises. Une vingtaine d’années plus tard, 75 000 milliards d’emails s’échangent chaque année dans le monde. Devenu omniprésent, l’email est pourtant aujourd’hui souvent considéré chronophage et à la limite du ” ringard ” .
L’email, une perte de temps ?
Selon une étude du cabinet américain Mc Kinsey, l’employé d’un bureau perd en moyenne 28% de son temps à lire, écrire mais surtout trier ses emails. Vite saturée, notre boite mail devient alors un véritable enfer de notifications. L’étude annuelle réalisée par Adobe, consacrée à l’usage des messageries électroniques par les Français, révèlent plusieurs tendances intéressantes. Tout d’abord, 52% des Français consultent leurs boites email en vacances. Ensuite, 59% de la population accède à son adresse email professionnelle avant même d’être arrivé au bureau. Enfin, près de 4 utilisateurs sur 10 reçoivent quotidiennement plus de 100 e-mails.
Quelles solutions existe-t-il pour moderniser cet outil de travail incontournable ?
Concept zéro email
En Février 2011, Atos faisait une annonce choc en présentant le programme Zéro EmailTM. En ligne avec leur politique de bien-être lancée en 2009, l’entreprise avait comme ambition de devenir une entreprise zéro email pour début 2014. En effet, Thierry Breton, président-directeur d’Atos, considérait que ” l’email n’était plus un outil approprié ” . Enfin, selon Philippe Mareine, secrétaire général d’Atos, seulement 15% des emails reçus étaient réellement utiles.
Avec ce nouveau concept, les objectifs d’Atos étaient multiples : accroître la productivité en réduisant le temps normalement passé à gérer des emails, travailler de façon plus collaborative et transparente, tout en offrant d’importantes sources d’économies. Comme le soulignait en 2015 Sarah-pearl Bokobza, Head of Global Internal Communication chez Atos ; ” On ne sera jamais Zéro EmailTM (…) l’idée, c’est donc plutôt de réduire les emails internes, de développer d’autres moyens de communication et de fluidifier toute la communication à un niveau global et local ” .
L’entreprise a atteint son objectif avec la mise en place d’outils collaboratifs et de plateformes communautaires permettant de partager et de garder une trace des idées naissantes. Chez Atos, le programme Zéro EmailTM s’est accompagné également d’une montée de nouvelles pratiques, comme le télétravail.
Timyo : un email innovant et collaboratif
Acronyme de Time Is MY Own, Timyo est une innovation technologique crée par Fabrice Dumans et Alfred Véricel qui facilite la gestion des emails. La solution proposée par cette application repose sur une sorte d’auto-discipline de l’expéditeur qui, en précisant le degré d’urgence de son email et la date limite de la réponse attendue, facilite le tri et l’organisation de sa boite mail et de celle du destinataire. À l’aide d’un agenda et d’un simple code couleur, il est possible de garder un œil sur l’ensemble des emails à traiter selon la priorisation par date. L’installation de Timyo se fait sans changer de compte de messagerie ni de fournisseur de messagerie et vient enrichir l’usage actuel de l’email avec des fonctionnalités simples et intuitives pour mieux gérer son temps.
Disponible, gratuitement, sur ordinateur et smartphone, il ne vous reste plus qu’à télécharger l’application Timyo pour avoir dès aujourd’hui un rapport plus serein avec vos courriels !
Slack, la plateforme de communication collaborative
Avec 5 millions d’utilisateurs actifs quotidiens, Slack est l’outil de collaboration du moment. Lancée en 2014 par Stewart Butterfield, la messagerie instantanée en ligne destinée aux entreprises a déjà conquis plusieurs utilisateurs parmi lesquels Airbnb, BuzzFeed, ou eBay. L’application, synthèse réussie entre l’e-mail, Messenger et Skype, est accessible sur ordinateur, smartphone et tablette sans problème de synchronisation.
Slack permet d’échanger des messages entre collègues dans des conversations privées ou à l’intérieur de canaux thématiques. Ainsi, les membres d’une équipe crée un canal de chat spécifique, où ils peuvent rapidement s’échanger non seulement des messages mais aussi des fichiers. En effet, l’application s’intègre parfaitement avec tous les autres outils : Google Drive, Dropbox, Jira, Trello et même Twitter ! Parfait pour la gestion de projet, cet outil permet de mieux collaborer avec votre équipe, en évitant l’échange d’emails, souvent infini et chronophage.
Chatbots, les robots de la relation client
Les chatbots, du mot anglais chatterbot, sont des programmes informatiques capables de mener des conversations orales ou écrites en temps réel. Démocratisés en Avril 2016 par Facebook qui annoncent l’apparition de bots conversationnels au sein de Facebook Messenger, ils sont aujourd’hui utilisés par plusieurs entreprises en parfaits substituts aux emails, avec plus de 100 000 chatbots lancés en un an. Accor Hôtels, Meetic, Direct Energie, Air-France KLM ou encore CNN, la liste des entreprises intéressés par ce nouveau moyen de communication client ne cesse de s’allonger.
Le “Vbot”, chatbot de la SNCF lancé en Septembre 2016, se hisse en tête en France avec 81000 utilisateurs depuis son lancement et l’obtention d’un Hub Award en octobre 2016. Parfait pour garder le contact avec les clients et les conseiller sur les horaires et itinéraires des trains, il peut aussi envoyer des confirmations de commande (85000 depuis avril dernier).
Considérés comme le nouveau canal de dialogue à privilégier avec les consommateurs, les chatbots seront utilisés d’ici 2020 par 80% des entreprises.
