L’enquête d’Opinion Way concernant les écueils liés au mode collaboratif en entreprise, publiée en 2017, a montré combien les réunions – séances de discussions, débats, et prises de décisions auxquelles assistent les collaborateurs en groupes – ne sont plus aussi efficaces que ce que l’on souhaiteraient qu’elles soient. C’est en moyenne à 2 réunions par semaines (d’une durée approximative de 4,5 heures et demie), soit 3 semaines de réunions par an, que les employés des entreprises, en France, se rendent.
Ceci dit, ce temps est considéré comme “gaspillé” puisque presque la moitié des 1012 salariés interrogés estiment qu’elles ne sont pas productives, et pour raisons ? Ces réunions n’auraient pas des objectifs ou un ordre du jour clairement définis, aboutissent 1 fois sur 4 à la prise d’une décision, et les collaborateurs ne voient pas en quoi leur présence y est nécessaire mais sont en majorité (64%) obligés d’y assister puisqu’ils n’ont pas la possibilité de décliner l’invitation. En conséquence, plus de 4 salariés sur 10 utilisent leur smartphone ou leur ordinateur pour des motivations qui ne sont pas en lien avec le contenu de ces séances de rassemblement.
Comment rendre les réunions plus rentables et fructueuses, tout en ré-impliquant les collaborateurs, stimulant l’intelligence collective et revalorisant ces moments de partage ?
Réunions : comment maîtriser les interactions pour gagner en efficacité
Vincent Mendes, cofondateur d’Entr’UP, start-up lyonnaise née en 2014, était monté sur l’estrade du ManpowerGroup durant Viva Technology 2018 pour revenir sur l’impact d’un travail d’équipe réussi et performant : “Après avoir attiré et retenu les talents, il est important de pouvoir les faire travailler ensemble en équipe pour réaliser un travail efficace. La clé est de mélanger la transformation managériale, humaine et technologique”, explique t-il. Ceci dit, l’efficacité durant le travail collaboratif, facteur d’agilité, n’est pas toujours au rendez-vous, et les réunions infructueuses en témoignent. Plus de 400 000 euros sont dépensés sur ces séances de meeting dont, la plupart du temps, on n’arrive pas à dégager l’essentiel et progresser aussi vite qu’on le souhaite. Souvent, ces réunions aboutissent ou participent à la surcharge d’activités à faible valeur ajoutée, et contribuent à une baisse de la productivité et de l’engagement.
Entr’UP a réalisé que “en réunion, à partir de 5 à 6, on passe notre temps à relayer l’information”. Pour cela, l’équipe a travaillé à la mise en place d’une solution qui a prit la forme d’un programme intégré aux outils de communication collaboratifs. Il s’appelle “Aster, le smart assistant”. Ce dernier a pour but de fluidifier la communication et faire en sorte que les réunions soient utiles.
Vincent s’appuie aussi sur la maîtrise des interactions, de la manière dont Google les suggère, c’est-à-dire en prenant en compte les 5 facteurs qui le permettent :
- La sécurité psychologique ;
- Le sentiment de fiabilité entre collègues ;
- La structure et la clarté dans l’organisation ;
- L’impact du travail ressenti par les collaborateurs (pouvoir percevoir et mesurer chaque contribution individuelle) ;
- Le sens du projet, c’est-à-dire, la motivation.
Favoriser ces 5 facteurs est possible en :
- Instaurant, à travers des règles de comportement, le droit de dire “non” ;
- Facilitant l’accès simplifié aux ressources et aux espaces informationnels ;
- Diminuant les sollicitations requises, et augmentant l’autonomie des décisions.
Réunions sous forme de promenades ?
Changer d’air pour réfléchir ensemble ? C’est la nouvelle tendance qui refonde le concept de réunion. Développée par Steve Jobs, fondateur d’Apple, cette pratique est de plus en plus sollicitée dans les entreprises, d’ailleurs, Marc Zuckerberg l’a repris au sein du siège de Facebook et LinkedIn lui emboîte pas ! Le co-walking, les walking meetings, ou encore le walk and talk… De nombreux noms mais quels avantages ?
Tout d’abord : pour une communication plus fluide, et afin de rapprocher les collaborateurs les uns des autres en faisant oublier la ligne managériale à laquelle ils appartiennent, moyen de mobiliser l’intelligence collective. Selon Diane Gaillard, co-fondatrice de StandOut – entreprise de formation en communication – cela « favorise un échange où la hiérarchie est plus lissée », permet de décharger les pensées, et aide les individus à mieux s’exprimer puisque « lorsque l’on parle avec son manager il peut y avoir des sujets compliqués, on n’a pas forcément envie de le faire au sein du bureau dans une salle. Le fait d’être debout en train de marcher et parler, libère la parole, il y a un côté plus relax ».
Ensuite, ces réunions marchées constituent aussi un levier de créativité. Cette théorie, maints philosophes comme Aristote et Nietzsche, ou encore des psychanalystes comme Freud, y ont déjà cru, et les quatre expériences conduites par des universitaires de Stanford en 2014 démontre effectivement qu’une connexion s’établit entre le cerveau et le corps pendant et après l’effort. Un TEDx talk, où Nilofer Merchant prend la parole, a même été dédié à ce sujet, soulignant le bienfait – d’abord physique – de profiter de ces moments pour bouger et ne pas rester assis. Bouger au travail est d’ailleurs un thème très convoité par les entreprises aujourd’hui, soucieuses de la qualité de vie et de santé de ses employés. Certaines ont même adopté les “walking desks” permettant à leurs salariés de travailler en marchant sur des paris roulants.
Enfin, les réunions vont même jusqu’à prendre une autre forme, celle des escape games, et ont de plus en plus lieu “debout”, ou prennent encore le format de vidéos de présentations.
[su_note note_color=”#e3f2fd” radius=”5″]Si vous aussi vous souhaitez découvrir le futur monde du travail on vous conseille notre formation spécialement conçue pour les recruteurs :
Formation Design Thinking pour les RH[/su_note]
