La crise sanitaire du COVID 19 a ébranlé, depuis mars 2020, les structures et le fonctionnement de nombreuses entreprises françaises. Avec la mise en place du télétravail et du chômage partiel, il est aujourd’hui nécessaire d’innover pour garder le cap, malgré l’incertitude actuelle.
La Fondation CGénial, en dépit des difficultés, s’est adaptée progressivement à la situation et a su poursuivre sa mission en télétravail. L’une des explications de ce maintien d’activité et sa capacité à être créative réside notamment selon Hélène Chahine, Déléguée générale, dans son système d’organisation et de gouvernance : l’Holacratie. Adopté en 2018, ce nouveau système de management employé dans seulement quelques milliers d’entreprises à travers le monde, a offert à chacun une structure rassurante qui a permis de continuer à avancer ensemble.
« L’Holacratie permet d’apprécier la richesse de ce qui est produit. Il s’agit de se concentrer sur les besoins réels de chacun, non sur des fantasmes, et de valoriser les talents de façon efficace et vertueuse. »
Hélène Chahine, Déléguée générale de la Fondation CGénial
Une structure structuration agile résistant à la distance
« Holacratie maintient à la fois le contact et l’efficacité à distance. Chacun.e stocke ses points à aborder en collectif sachant qu’ils seront traités lors de rendez-vous ritualisés, régulés, réguliers, rigoureux et réjouissants. Ces jalons rassurent et rassemblent. »
Bastoun Talec (HappyWork), certifié Holacracy Coach.
En Holacratie, chaque réunion débute par un tour d’inclusion. Chacun y dépeint son humeur en entrant en réunion en quelques secondes, attisant ainsi la compréhension et la confiance entre les collaborateurs. Bastoun Talec, dans son rôle de guide Holacratie pour l’entreprise HappyWork, accompagne ses clients en télétravail. Il affirme que cette prise de parole inaugurale, authentique et considérant le collaborateur « syntonise le groupe, même à distance ».
L’inclusion n’est pas le seul élément de structuration essentiel en Holacratie. L’ensemble du système repose sur des règles établies qui régissent les grandes réunions holacratiques, de triage ou de gouvernance, visant l’efficacité opérationnelle et l’amélioration (du fonctionnement) de la structure. Tout y est explicite et écrit, les zones d’ombre reculent au fur et à mesure que la Fondation avance en Holacratie laquelle instruit de la clarté sur le qui fait quoi. Face à l’incertitude, Holacratie offre ainsi des repères et une architecture de décision claire, qui permet d’être efficace en privilégiant l’action grâce à des réunions courtes.
Néanmoins, rien n’est figé en Holacratie, « les règles sont celles que nous adoptons, jusqu’à ce que nous les changions ensemble », explique Bastoun Talec. L’Holacratie permet de revenir en arrière, sans avoir à opérer une restructuration totale et c’est cette « évolutivité profonde » qui a permis à la Fondation de faire face à la situation.
« Lorsque tout à coup tout change, Holacratie apporte un équilibre qui nous a permis, par exemple, d’intégrer en télétravail deux nouvelles stagiaires. Grâce à l’aspect très structuré des réunions, nous avons augmenté leurs rythmes pour répondre aux attentes de l’équipe de se retrouver, discuter des différents projets, individuels ou communs, et se centrer sur les besoins professionnels de chacun ».
Hélène Chahine, déléguée générale de la Fondation CGénial
Une gouvernance partagée au service de l’humain
« Le télétravail rend très visible le fait que les managers ne peuvent pas contrôler ce que chacun va faire. Nécessairement il faut faire confiance. Holacratie est un système qui permet de distinguer clairement les responsabilités de chaque membre de l’équipe. Chacun dispose alors de la faculté de signaler à l’autre ce qui le bloque quand cette personne ne remplit pas ses redevabilités, et comme tout est clair, il est facile de trouver une solution pour avancer sans intervention d’un « supérieur ». Hélène Chahine
En Holacratie, il appartient à chacun de déterminer ses besoins et ses frustrations. Lorsqu’un problème est porté à la connaissance de l’équipe, une des questions à poser pour déterminer une solution est « de quoi as-tu besoin ? ». Très souvent, cette question débouche sur un prochain pas, un projet, un partage ou une demande d’information clairs. Cette réflexion, qui devient un réflexe grâce aux réunions régulières, encourage l’efficacité et permet de faire plus facilement des choix pour poursuivre son travail.
Pour Hélène Chahine, la force d’Holacratie réside dans le fait que « le pouvoir n’est plus détenu par une seule personne, mais distribué à l’ensemble des collaborateurs donc augmenté. Chacun a de la puissance pour transformer, agir, résoudre ». Il ne s’agit pas d’enfermer les gens, chacun est libre de prendre des actions individuelles du moment qu’il y apporte de la clarté. Bastoun Talec précise que cette auto-gouvernance n’implique pas une dépossession de pouvoir pour les uns au profit des autres, mais bien « une mise en puissance des individus. Le « pouvoir » étant redéfini comme capacité de faire. Les individus en Holacratie sont des sources d’énergie renouvelables, qui rendent le pouvoir infini ». Hélène Chahine affirme que « Le pouvoir y est démultiplié, j’ai autant de pouvoir, au sens de puissance, qu’avant, je peux toujours réaliser pleins de choses mais les autres aussi ont cette faculté ».
Néanmoins, l’Holacratie ne noie pas l’humain au profit de l’efficacité et de la structure. Le télétravail peut engendrer la frustration de ne pas pouvoir partager des moments moins professionnels avec ses collègues. En holacratie il y a des rôles, mais il y a aussi des besoins, et l’économie est ainsi mise au service de l’Homme. C’est pourquoi pendant le confinement, en réponse aux sollicitations de son équipe, la Fondation CGénial a créé le rôle « père castor » afin d’animer des moments de cohésion et de convivialité pour pallier la distance.
